n8n, Zapier oder Make? Automatisierung für Schweizer KMU im Vergleich

Wer wiederkehrende Abläufe automatisieren will — Anfragen ins CRM, Rechnungen ins ERP, Benachrichtigungen ins Team — landet schnell bei drei Namen: Zapier, Make (früher Integromat) und n8n. Alle drei verbinden Apps über Auslöser und Aktionen. Der Unterschied liegt nicht in der Grundidee, sondern in drei Fragen, die für Schweizer Betriebe besonders zählen: Wo liegen meine Daten? Was kostet es bei Volumen? Und wie weit kann ich es treiben, bevor die Plattform mich ausbremst?

Der entscheidende Unterschied: Wo laufen die Daten?

Zapier und Make sind Cloud-Dienste aus den USA. Jede Automatisierung — und damit jeder Datensatz, der durch sie fliesst — läuft über deren Infrastruktur. Für viele Anwendungsfälle ist das unproblematisch. Sobald aber Personendaten, Lohn- oder Gesundheitsdaten im Spiel sind, wird es heikel: Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) verlangt eine saubere Rechtsgrundlage für die Bekanntgabe ins Ausland, und die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

n8n lässt sich selbst hosten. Die Workflows und die durchlaufenden Daten bleiben auf Ihrer eigenen Infrastruktur — in der Schweiz, in der EU oder wo immer Sie wollen. Bei datenschutzsensiblen Prozessen ist das oft die einzige saubere Option. Genau deshalb ist n8n mein Standard.

Kosten: Der Pro-Task-Faktor

Zapier und Make rechnen nach ausgeführten Aufgaben («Tasks» respektive «Operations») ab. Das ist bei geringem Volumen günstig und startet ohne Aufwand. Sobald ein Workflow aber Tausende Datensätze pro Tag verarbeitet, wächst die Rechnung mit — jeder einzelne Schritt kostet.

n8n hat dieses Preismodell nicht. Selbst gehostet zahlen Sie für den Server, nicht pro Aktion. Ein Workflow, der eine Million Datensätze bewegt, kostet gleich viel wie einer, der hundert bewegt. Bei hohem Volumen kippt die Rechnung deutlich zugunsten von n8n.

Flexibilität: Wenn Standard nicht reicht

Zapier ist bewusst einfach gehalten — ideal für lineare «Wenn A, dann B»-Automatisierungen. Make bietet mehr Verzweigung und visuelle Kontrolle. n8n geht am weitesten: Verzweigungen, Schleifen, eigener Code (JavaScript), eigene HTTP-Aufrufe, KI-Bausteine, Fehlerbehandlung. Wo die Standard-Bausteine enden, schreiben Sie einfach die drei Zeilen selbst.

Das hat einen Preis: n8n verlangt etwas mehr technisches Verständnis. Dafür stösst man selten an eine Grenze, an der die Plattform sagt «das geht bei uns nicht».

Wann welches Werkzeug

	Zapier	Make	n8n
Einstieg	am einfachsten	mittel	technischer
Datenhoheit	US-Cloud	US-Cloud	selbst gehostet
Kosten bei Volumen	steigend	steigend	flach
Flexibilität	begrenzt	gut	sehr hoch

Es gibt keinen absoluten Gewinner. Für eine schlanke Ein-Personen-Automatisierung ohne sensible Daten ist Zapier in zehn Minuten aufgesetzt. Sobald aber Datenschutz, Volumen oder Individualität ins Spiel kommen — und das ist bei den meisten ernsthaften Geschäftsprozessen der Fall — spricht vieles für die selbst gehostete Variante.

Warum ich n8n selbst betreibe

Ich empfehle n8n nicht aus der Theorie. Auf meiner eigenen Instanz laufen derzeit 63 aktive Workflows: Lead-Gewinnung, Dokumenten-Auslesung, Ausschreibungs-Monitoring, interne Automatisierung. Alle auf einem Server, dessen Daten meine Infrastruktur nicht verlassen.

Diese 63 Workflows kosten mich zusammen so viel wie einer — nämlich den Server. Bei Zapier oder Make wäre allein die Lead-Gewinnung, die stündlich Quellen abfragt, ein eigener Tarifposten. Das ist der Pro-Task-Faktor aus dem letzten Abschnitt, nur eben nicht als Rechenbeispiel, sondern als Rechnung.

Wenn Sie unsicher sind, welcher Weg zu Ihrem Anwendungsfall passt, besprechen wir das unverbindlich. Auch wenn die Antwort manchmal «dafür reicht ein einfacheres Werkzeug» lautet.